Schichtplan für mehrere Filialen — mit Öffnungs-Meldung aufs Handy

Was die Alarmanlage nicht kann

Eine Alarmanlage meldet, dass die Tür aufgegangen ist. Schichtkontor meldet, wer gekommen ist, wann, und ob das zum Schichtplan passt.

Wie stempeln Mitarbeiter mit dem Handy?

Der Mitarbeiter tippt auf „Ich bin da" und am Ende der Schicht auf „Feierabend". Die Zeit kommt vom Server, nicht vom Handy des Mitarbeiters. Für jede Filiale legen Sie fest, von wo aus gestempelt werden darf.

Überall erlaubt

Für Betriebe, die sich auf ihre Leute verlassen. Der Stempel wird trotzdem mit Zeit und Gerät festgehalten.

Nur in der Halle

Der Stempel geht nur durch, wenn das Handy im eingestellten Umkreis der Filiale ist oder im Anschluss der Halle hängt. Gespeichert wird der Vermerk „im Umkreis", kein Standortverlauf.

Nur am Hallen-Gerät

Ein Tablet oder PC in der Filiale ist einmal angemeldet. Nur an diesem Gerät kann gestempelt werden. Für Betriebe ohne Handy-Nutzung.

Vergessene Stempel trägt die Leitung mit Grund nach. Jede Änderung steht mit Person und Zeitpunkt im Protokoll, das zusammen mit einer Prüfzahl gespeichert wird.

Doppelkonzession, Sperrzeit, Mindestbesetzung

Spielhallen planen anders als ein Ladengeschäft: An manchen Standorten müssen zwei Personen gleichzeitig da sein, nachts gilt eine Sperrzeit, und wer fehlt, fällt sofort auf. Schichtkontor rechnet damit, statt es dem Planer zu überlassen.

Zwei Konzessionen, zwei Spuren

Für jede Filiale stellen Sie die Mindestbesetzung ein. Steht dort zwei, zeigt der Kalender jeden Tag als zwei getrennte Spuren, eine je Konzession, mit einer gestrichelten Linie dazwischen. Jede Spur bekommt ihre eigene Farbe. Ist eine Spur nicht besetzt, steht dort rot die offene Zeit, und die Übersicht am Morgen meldet „nur 1 von 2".

Wer eine Erlaubnis für eine Verbundspielhalle hat, kennt die Vorgabe: Nach § 17 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 Buchstabe b des Landesglücksspielgesetzes Rheinland-Pfalz verpflichten sich die Betreiber, für jede erlaubte Spielhalle mindestens eine Person als Aufsicht vor Ort vorzusehen. Das ist eine Voraussetzung der Übergangserlaubnis für Verbünde, die schon am 1. Januar 2020 bestanden, und keine allgemeine Pflicht für jede Spielhalle. Genau diese Besetzung bildet Schichtkontor im Plan ab.

Sperrzeiten einmal eintragen

Die Sperrzeiten legen Sie einmal zentral je Wochentag fest, bei jeder Filiale gibt es dann den Haken „Sperrzeit gilt". Trägt jemand eine Schicht in die Sperrzeit, kommt eine Warnung und der Eintrag wird im Kalender mit einem Zeichen markiert. Verboten wird nichts, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

In Rheinland-Pfalz beginnt die Sperrzeit für Spielhallen um 2 Uhr und endet um 8 Uhr, an allen Wochentagen gleich. Dazu ist das Spiel ganztags nicht zugelassen am Karfreitag, Ostersonntag, Volkstrauertag, Totensonntag, Allerheiligentag und am 25. Dezember, am 24. Dezember ab 13 Uhr. Ausnahmen sind nicht zulässig (§ 11b Landesglücksspielgesetz Rheinland-Pfalz, GVBl. 2012 S. 166). Andere Länder haben andere Zeiten; in Schichtkontor tragen Sie ein, was für Sie gilt.

Nachtschichten über Mitternacht

Eine Schicht von 17:00 bis 02:00 gehört zum Vortag und deckt die frühen Stunden des Folgetags ab. Der Kalender rechnet das mit, die Stunden landen im richtigen Monat, und die Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag stehen in der Lohnliste getrennt.

Schichtkontor ist eine Planungssoftware und keine Rechtsberatung. Die Regeln, die für Ihren Betrieb gelten, tragen Sie selbst ein.

Häufige Fragen

Wie erfahre ich, ob meine Filiale pünktlich geöffnet hat?

Sie bekommen eine Mitteilung aufs Handy, sobald die erste Person in der Filiale auf „Ich bin da" tippt: „Halle Nord geöffnet um 06:58 durch Anna Weber". Öffnet niemand, kommt nach dem geplanten Schichtbeginn plus der eingestellten Toleranz die Meldung „noch nicht offen".

Was passiert, wenn zum Schichtbeginn niemand kommt?

Ein Wächter prüft alle 60 Sekunden und meldet den fehlenden Schichtbeginn einmal je Schicht. Die Empfänger legen Sie je Filiale fest, als Mitteilung in der App, per E-Mail oder als SMS. Ist nichts hinterlegt, gehen die Meldungen an alle Administratoren.

Wie stempeln die Mitarbeiter?

Mit zwei Knöpfen: „Ich bin da" und „Feierabend". Die Zeit kommt vom Server. Je Filiale entscheiden Sie, ob überall gestempelt werden darf, nur in der Halle oder nur am festen Hallen-Gerät.

Sehen die Mitarbeiter ihre Stempelzeiten?

Nein. Mitarbeiter sehen ihren Plan, ihren Urlaub und den Stempel-Knopf, aber keine Uhrzeiten ihrer eigenen Stempel. Die Leitung sieht alles in der Statistik und im Kalender.

Braucht man einen App-Store?

Nein. Schichtkontor läuft im Browser. Für Mitteilungen auf dem iPhone legen die Nutzer die Seite einmal auf den Home-Bildschirm, danach kommen die Meldungen wie bei einer App an, auch wenn die App geschlossen ist.

Was ist, wenn ein Mitarbeiter kein Smartphone hat?

Dann stempelt er am Hallen-Gerät. Das ist ein Tablet oder PC, der einmal in der Filiale angemeldet wird. Jeder Stempel von diesem Gerät gilt als „vor Ort".

Wie kommt der Lohn heraus?

Bezahlt wird nach dem geplanten Plan. Daraus entsteht am Monatsende die Lohnliste mit Personalnummer, Stunden, Zuschlägen, Urlaub und Kranktagen, als Bildschirmansicht und als PDF fürs Lohnbüro. Die Stempelzeiten dienen der Kontrolle und der Aufzeichnung der Arbeitszeit.

Wie viele Personen plant Schichtkontor bei einer Doppelkonzession?

So viele, wie Sie je Filiale einstellen. Steht dort zwei, trägt der Kalender zwei Personen gleichzeitig, zeigt jede Konzession als eigene Spur und meldet „nur 1 von 2", sobald eine fehlt. Bei Verbundspielhallen in Rheinland-Pfalz verlangt die Übergangserlaubnis nach § 17 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 Buchstabe b LGlüG für jede erlaubte Spielhalle eine Aufsicht vor Ort. Welche Besetzung Ihr Betrieb braucht, ergibt sich aus Ihrer Erlaubnis.

Welche Sperrzeiten gelten für Spielhallen in Rheinland-Pfalz?

Von 2 bis 8 Uhr, an allen Wochentagen gleich. Ganztags nicht zugelassen ist das Spiel am Karfreitag, Ostersonntag, Volkstrauertag, Totensonntag, Allerheiligentag und am 25. Dezember, am 24. Dezember ab 13 Uhr. Ausnahmen sind nicht zulässig (§ 11b Landesglücksspielgesetz Rheinland-Pfalz). In Schichtkontor tragen Sie die Zeiten Ihres Bundeslandes selbst ein.

Warnt die App vor der Sperrzeit?

Ja. Die Sperrzeiten legen Sie einmal je Wochentag fest, je Filiale können Sie sie abschalten. Trägt jemand eine Schicht in die Sperrzeit, kommt eine Warnung und der Eintrag wird im Kalender markiert. Verboten wird nichts, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

Wo liegen die Daten der Mitarbeiter?

Auf einem eigenen Server je Betrieb in einem Rechenzentrum in Deutschland. Die Daten werden nur im Auftrag des Betriebs verarbeitet, geregelt in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Was kostet Schichtkontor?

Sie mieten die Software je Betrieb im Monat, mit eigenem Server, Sicherungen und Updates. Der Preis hängt von der Zahl der Filialen ab und wird im Gespräch genannt. Der erste Monat ist kostenfrei.

Kann ich meine bestehenden Pläne übernehmen?

Die Pläne werden neu angelegt, üblicherweise in einer Stunde für den ersten Monat. Eine typische Woche wird einmal als Vorlage gespeichert und dann auf den Monat angewendet. Löhne, Urlaubstage und Personalnummern trägt die Leitung ein.